通常，酒店會議中心活動的音視頻AV方案多采用定制式，即酒店從第三方承包商引入音頻視頻設備，客戶根據活動需要選擇相應的音響設備、投影器材、麥克風、屏幕等。這類活動可以是小型的客戶會議或大型的派對，抑或是音樂會等。當然，作為第三方的設備租賃公司，對這類小型活動通常都會提供一批標配方案。不過，即便如此，顧慮依舊難免，因為客戶永遠都在擔心所租賃的設備能否滿足活動的所有需求。

為解決這一問題，部分酒店與會議中心正趨于采用固裝式AV系統，即根據大多數活動的要求，在場地內預先安裝音頻、視頻與燈光等設備。對會議中心來說，這種固裝式系統的確盈利；不過，對場地本身與客戶而言，這種方案是否合理或者在哪種應用場景下合理，有待商榷。固裝式系統兼具優勢與不足，最佳方案更難尋覓。

固裝式AV系統的優勢

會議中心何以采用固裝式AV系統？這背后固然存在一系列原因。最重要的當然是該系統作為新利潤增長點的實質。除了場地租賃費用，客戶還需要承擔固裝式AV系統的費用，場地所有方自然也就有了新的可重復性收入。場地所有方設定固裝系統的使用費用，對場地的綜合成本能更好地控制。針對VIP客戶，他們甚至可以免除該項收費，而這是與租賃公司合作時不可能實現的。事實上，固裝式AV系統的投資回報方式多樣，多數時候很難衡量。

出于物流考慮，場地所有方也更傾向于固裝式AV。最首要的原因依然與營收密不可分——實現更快的場地周轉。采用固裝式AV系統的場地，僅需少量或零設備準備，稍作安排即可立刻交付使用。場地承辦活動越多，場地營收就越多，固裝式AV系統自然受歡迎。客戶接納度也不低，因為這樣的方案可以令他們在同一場地舉辦多個活動，無需顧慮活動交替期間各類繁瑣的設備增減、拆裝與調試。這種方案也賦予了場地應急能力。如果客戶考察完某閑置場地，隨即便預定當天下午的活動安排，場地方也能快速預備，無需焦急等候外來租賃設備。

對客戶來說，這種方案最大的好處是免除了應對多個供應商的痛苦。在會議場館舉辦活動有時候就意味著多方協調，但如果能減少參與方數量，這也就等于減少了活動安排的物流工作以及背后的各種擔憂焦慮。不過，這些并未觸及該系統的核心優勢：與其它任何一種固定安裝系統一樣，該系統與生俱來的優勢就是，固定安裝。所有的設備器材已吊裝/嵌裝在天花板上，沒有人會碰到投影儀、絆到線纜或需要小心避開各式各樣的大型移動燈架。

固裝式AV系統的不足

當然，任何事物都具兩面性，固裝式AV系統不外如是。在考慮是否采用固裝方案之初，會議中心應仔細權衡與租賃公司的合作關系以及方案對合作關系的影響。這種權衡極為重要，因為會議中心很有可能遇到固裝系統無法滿足部分活動要求的困境。這類活動多數需要固裝系統與租賃系統共同完成，即租賃公司使用部分固裝設備，并增添部分設備，以達到兩種系統兼容協作的效果。

另一些活動對AV系統的要求高于標準配置，這也意味著場地所有方仍需要從租賃公司租用部分設備。總而言之，是否采用固裝式AV系統及其對與租賃公司合作關系的影響，值得場地方考慮。

固裝式AV系統引發的另一個顧慮就是，是否還有租賃公司愿意同場地方合作、租賃服務品質如何。采用租賃公司AV系統的最大優勢是將有一批專業工作人員來操控整個活動。對客戶來說，專業人員與專業設備同等重要，且省心不少。而場地所有方使用租賃公司AV方案也是令客戶確信活動的各項要求均已得到全方位滿足。

而場地內如需安裝固裝AV系統，這些因素需重點考慮：安裝的設備應是高品質，雇用的人員應受過專業培訓，固裝AV系統性能與人員情況應讓客戶清楚知悉?？梢钥闯觯捎霉萄b系統要想達到零顧慮還有一條很長的路要走。

當然，如果AV系統出現問題，場地所有方應承擔相應責任。這也是場地方（有責任在第一時間有效解決問題）與客戶共同的顧慮。相反，如果客戶與租賃公司合作，租賃合同將清楚列明AV系統無法正常運行時的應對方案，而租賃公司通常擁有大規模儲備，可立即啟動后備設備。而場地方則需要為此類狀況提供相應的應急方案。